Un primo grande vantaggio è evidente: è un tool (quasi) gratuito che tutti noi abbiamo almeno utilizzato una volta nella vita.

Ma quando arriva il momento di metterlo da parte a favore di un applicativo per la gestione dei dati creato apposta per lo scopo?

Quando i pro cominciano a scarseggiare rispetto ai contro: ecco i principali!

Vantaggi e svantaggi del foglio Excel per la gestione aziendale

I vantaggi

Per quanto riguarda lo svolgimento di analisi “semplici”, e quindi non necessariamente elaborate, o non prolungate nel tempo, Excel diventa di gran lunga il migliore strumento a disposizione perché:

• si adatta alle esigenze dell’azienda e mette a disposizione moltissime funzionalità con cui gestire i task.
  La sua adattabilità si traduce, inoltre, in un utilizzo semplificato che non richiede un apprendimento esteso ma, al contrario, un impiego intuitivo. Infatti, nonostante Excel possa diventare uno strumento di calcolo molto potente ed elaborato, poche persone lo utilizzano per tale scopo ripiegando sulle funzioni più semplici e comuni;
• analizza approfonditamente i dati raccolti attraverso l’impiego di formule e calcoli specifici, grafici e diagrammi che offrono un impatto visivo immediato e tabelle riassuntive tra cui le famose tabelle pivot, con cui è possibile raccogliere i dati di diversi fogli di calcolo;
• è compatibile con tutti i PC. Se ogni pc aziendale possiede una licenza Office, lo scambio dei file con ogni membro del proprio team diventa una comodità irrinunciabile.

Riassumendo, Excel è un ottimo strumento perché è semplice, conosciuto da tutti e non richiede alcun tipo di formazione approfondita sul suo utilizzo poiché risulta particolarmente intuitivo.

Tuttavia, ci sono casi in cui Excel presenta alcuni limiti evidenti nella gestione aziendale, tanto da portare ad una necessaria valutazione di una nuova piattaforma specializzata.

Gli svantaggi

I limiti che caratterizzano Excel e che portano le aziende a considerare delle soluzioni più performanti sono:

• la decentralizzazione dei dati: per le micro aziende può non essere un problema, ma quando le attività iniziano ad essere svolte da numerosi membri del team – che magari non si trovano nemmeno nella stessa sede, la difficoltà nel raccogliere i dati diventa evidente: le informazioni arrivano in ritardo, i fogli di lavoro non sono aggiornati, non è possibile risalire a chi ha apportato l’ultima modifica al file…tutto perché non si ha disposizione un’unica base di dati in cui più persone possono lavorare in contemporanea;
• la scarsa sicurezza: Excel non permette un accesso controllato ai dati in base alla propria funzione aziendale, inoltre, come già riportato in precedenza, chi apporta modifiche al foglio non lascia traccia del suo operato, pertanto, se dovessero esserci errori oppure dati mancanti, non è possibile risalire esattamente a chi per ultimo ha lavorare in quel file;
• la presenza inevitabile di errori: utilizzare un foglio Excel significa dover inserire manualmente tutti i dati necessari e, nel caso di chi deve gestire un progetto, apportare delle modifiche e degli aggiornamenti in tempo (quasi) reale.

Va da sé che la probabilità di imprecisioni ed errori si alza sensibilmente, generando un effetto a catena che porta a raggiungere conclusioni poco accurate o totalmente errate in fase di analisi per il miglioramento delle performance.

• lo svantaggio di non essere nato come strumento per la gestione aziendale: Excel è una buona applicazione per calcoli e analisi semplificate, se utilizzato bene permette anche l’impiego di funzionalità e report avanzati, ma non è fatto per la gestione aziendale.

Non è scalabile e non cresce con il team, non permette di distribuire task e competenze alle persone di interesse, non consente l’accesso contemporaneo di più persone ma può essere modificato da chiunque senza tener traccia delle modifiche e non tiene traccia delle performance in tempo reale di ogni membro del team.

Conclusioni

Excel può essere una buona soluzione per la gestione di aziende di piccole e medie dimensioni al fine di realizzare un progetto facile e veloce (condizioni essenziali per il successo di ogni attività), tuttavia, una volta che il lavoro di management o il progetto in sé diventa elaborato, il team si amplia e le esigenze si moltiplicano, un file di questo tipo potrebbe non reggere il passo.

Quando le persone che dovranno lavorare su un progetto e mettere mano al file diventeranno troppo numerose, quando l’utilizzo errato di una formula comprometterà il risultato finale dei calcoli e quando i dati da analizzare saranno troppi e ingestibili, ecco che sarà arrivato il momento di accettare l’inevitabile: Excel non è fatto per la gestione aziendale.