Smart Working: cos’è, come funziona e nuovi scenari

In questo articolo affronteremo uno dei temi più discussi dell’ultimo periodo: lo Smart Working, un modo innovativo di concepire l’attività lavorativa. 

Gli argomenti che verranno affrontati sono:

• Cos’è lo Smart Working
• Come funziona lo Smart Working
• Vantaggi e svantaggi per i lavoratori
• Vantaggi e Svantaggi per le aziende
• Nuovi scenari lavorativi

Cos’è lo Smart Working 

Smart Working è un termine che da ormai due anni è diventato un argomento di conversazione costante in grado di unire le persone di tutto il mondo. Fino a marzo 2020, queste due parole rappresentavano un ideale quasi irraggiungibile: tutti sognavano di poter svolgere il proprio lavoro dalla comodità della propria abitazione. 

In seguito alla comparsa della Pandemia di COVID-19 nell’ormai lontano 2020, però, è avvenuta una grandissima svolta nel panorama lavorativo mondiale. Fin dall’inizio del periodo di emergenza sanitaria mondiale le aziende sono infatti state inaspettatamente costrette a riorganizzare la gestione della loro attività per prevenire la diffusione del virus. La soluzione a questo imprevisto è stata, come ben sappiamo, l’introduzione dello Smart Working in ufficio.

Nella lingua italiana, lo Smart Working è anche identificato con il termine lavoro agile. Questa nuova realtà viene definita dal nostro Governo come “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività” (legge n. 81/2017). 

Durante il mese di marzo 2020, a seguito dell’inizio del primo lockdown in Italia, si è registrato un trend di crescita esponenziale nei volumi di ricerca di Google per il termine “Smart Working”. Si è raggiunto un apice che non era mai stato raggiunto in tutti gli anni precedenti e che ad oggi non è ancora stato superato.

Pre-pandemia la realtà dello Smart Working veniva vista come un’oasi nel deserto, un’idea quasi impossibile da trasformare in realtà. Le aziende che al tempo lo avevano già integrato all’interno della loro policy venivano considerate estremamente all’avanguardia ed erano talmente poche che rappresentavano l’eccezione alla regola.

Come abbiamo detto nei paragrafi precedenti, a causa della situazione socio-economico-sanitaria che da due anni a questa parte sta influenzando il mondo intero, tutte le aziende si sono trovate protagoniste di un cambiamento epocale. Oggigiorno una grande parte della popolazione sta ancora lavorando in Smart Working e, anche coloro che sono tornati a lavorare in presenza continuano ad alternare il lavoro in ufficio con quello da casa (lavoro misto). Questo succede perché:

1. Per questioni di sicurezza è stata stabilita una percentuale massima di persone che possono stare all’interno delle strutture nello stesso momento. Tendenzialmente si segue il metodo della rotazione in modo tale che tutti abbiano diritto alle stesse condizioni lavorative.
2. Dopo un primo periodo di incertezza e confusione generale le persone sono riuscite a trovare il giusto equilibrio tra vita lavorativa e vita privata svolgendo le proprie mansioni in modalità smart. Inoltre, le persone mostrano sempre più interesse nei confronti del lavoro in modalità agile rispetto alle modalità ordinarie.

Come funziona lo Smart Working 

Lavorare da remoto può sembrare apparentemente molto semplice, bastano internet e un computer. Chi di noi però non ha mai avuto dei giorni in cui la connessione sembrava proprio non voler collaborare? La verità è che lo Smart Working ha il potenziale per essere la modalità di lavoro per eccellenza, ma bisogna organizzarlo in maniera adeguata. 

Oltre ad assicurarsi che la rete Wi-Fi che utilizziamo sia abbastanza potente, un altro elemento in grado di migliorare l’efficacia dello Smart Working è sicuramente la postazione di lavoro. Predisporre un ambiente comodo ed ergonomico dedicato unicamente al lavoro (almeno durante le ore della giornata) è di massima importanza. Per quanto il pensiero possa essere allettante, infatti, lavorare dal letto o dal divano è una soluzione inconcepibile che nel lungo periodo nuocerebbe alla salute causando numerosi dolori.

Vantaggi e Svantaggi per i lavoratori

I vantaggi per i lavoratori sono:

• Assenza di vincoli spaziali. Non si è costretti ad andare ogni giorno in ufficio, si può lavorare in qualsiasi posto che si ritiene confortevole.
• Maggiore flessibilità oraria. Si lavora per obiettivi, non ci sono orari fissi in cui lavorare. Usando un inglesismo possiamo dire che lo Smart Working permette di raggiungere l’obiettivo quality over quantity, ossia viene privilegiata la qualità più che la quantità.
• Risparmio di tempo e denaro. Scompare il “lavoro” del pendolare. Non è più necessario passare intere ore delle proprie giornate in macchina o sui mezzi di trasporto per raggiungere il posto di lavoro. Inoltre, grazie alla diminuzione degli spostamenti si ottiene una riduzione dell’inquinamento ambientale.

Gli svantaggi per i lavoratori sono:

• Zoom Fatigue o affaticamento da videochiamata. Questa sindrome riguarda l’eccessivo uso delle piattaforme virtuali di comunicazione e affligge un numero molto vasto di persone. Con l’obiettivo di eliminare la Zoom Fatigue, l’articolo 2 del Decreto Legge 30/2021 stipula il diritto alla disconnessione dagli strumenti tecnologici in quanto “necessario per tutelare i tempi di riposo e la salute del lavoratore”.
• Problemi di connessione. Come accennato precedentemente, sono casi come questi che rendono complicato il lavoro agile. Per fortuna, grazie alla fibra e al 5G queste complicazioni si stanno riducendo sempre di più.
• Difficoltà nel separare la vita professionale da quella privata. Dal momento in cui la casa si trasforma in ufficio, spesso e volentieri si assiste a uno sconfinamento tra lavoro e vita privata e gli straordinari diventano all’ordine del giorno. Ogni organizzazione deve stabilire delle linee guida a livello amministrativo che permettano di gestire meglio questa problematica.
• Perdita della componente umana. Nonostante le videochiamate e le piattaforme online di comunicazione ci permettano di entrare in contatto con tutti i nostri colleghi, l’interazione fisica con essi rimane per ora insostituibile e ciò costituisce uno svantaggio per molte persone.

Vantaggi e Svantaggi dello Smart Working per le aziende

I vantaggi per le aziende sono:

• Aumento della produttività. Le aziende sono sempre più interessate a mantenere attiva questa nuova modalità di lavoro poiché è stato dimostrato da numerosi studi che comporta un significativo aumento della produttività della prestazione lavorativa. Un Team di ricercatori di Stanford ha infatti constatato un aumento del 13% attribuibile a un minor numero di pause e giorni di malattia, oltre che un ambiente di lavoro più tranquillo.
• Riduzione dei costi. I dipendenti che lavorano in smart working fanno risparmiare all’azienda riducendo i costi di energia e i costi relativi agli spazi fisici che normalmente verrebbero utilizzati per svolgere l’attività lavorativa.
• Rosa di talenti molto più ampia. Dal momento che i lavoratori non devono essere fisicamente in ufficio, le aziende possono permettersi di assumere i candidati più talentuosi senza preoccuparsi della loro posizione geografica. 

Gli svantaggi per le aziende sono:

• Potenziali attacchi informatici. I dispositivi tecnologici che utilizzano i lavoratori sono spesso di proprietà personale, non aziendale, e nella maggior parte dei casi ciò significa che sono meno sicuri e meno protetti dalla cattiva intenzione degli hacker. 
• Distacco tra i membri del Team. Se non gestita in maniera adeguata, la distanza fisica tra i membri rischia di diventare la causa di indebolimento del Team.
• Difficoltà organizzative. Soprattutto durante la fase iniziale l’organizzazione del lavoro richiede molto impegno da parte dell’azienda poiché deve assicurarsi che i lavoratori abbiano a disposizione le giuste tecnologie e istruire tutti gli smart workers su come funziona lavorare da casa.
• Perdita di controllo. Purtroppo alcune persone approfittano dell’assenza di controlli più rigidi per ridurre il carico di lavoro che gli viene assegnato. Questo problema viene però facilmente eliminato nel momento in cui non si lavora più “a ore” ma per obiettivi.

Come in tutti gli altri aspetti della vita bisogna trovare il giusto equilibrio, una via di mezzo. Non si deve esagerare in alcuna direzione, ossia non bisogna essere né stacanovisti né scansafatiche. Ognuno deve prendersi le proprie responsabilità e impegnarsi al massimo per portare a termine i propri compiti nei tempi stabiliti.

Nuovi scenari lavorativi

Nonostante lo Smart Working sembrerebbe essere diventato una delle modalità di lavoro preferite da aziende e lavoratori, nell’ultimo periodo abbiamo assistito a un graduale rientro in ufficio a seguito dell’allentamento delle misure di sicurezza da parte del Governo.

Questo nuovo inizio ha portato con sé delle novità: l’Activity-Based Working (ABW). Con l’obiettivo di soddisfare i nuovi bisogni e desideri dei dipendenti, questo stile di lavoro prevede la trasformazione degli spazi aziendali per renderli compatibili con le mansioni che i lavoratori svolgono durante l’arco della giornata. Alcuni esempi di ABW sono:

• Area silenzio per concentrarsi
• Zona relax/divertimento per riposarsi tra una task e l’altra
• Sale per riunioni informali (divani, tavoli componibili, lavagne interattive, ecc.) 

Lo Smart Working è spopolato in Italia nel momento in cui bisognava far fronte a una necessità incombente ma, grazie all’avanzamento degli strumenti tecnologici e alla comunicazione tra colleghi sempre più efficiente, esso si sta trasformando in una scelta dettata dalle preferenze dei lavoratori e delle aziende. È proprio per questo motivo che Dgroove ha progettato dei Corsi che hanno l’obiettivo di garantire un sicuro svolgimento di tutte le attività di Smart Working.