La gestione documentale è una sfida cruciale per la Pubblica Amministrazione (PA), soprattutto in un contesto sempre più orientato alla digitalizzazione. Un sistema di gestione documentale a norma consente di semplificare i flussi operativi, migliorare l’efficienza dei processi e garantire la corretta archiviazione e conservazione dei documenti informatici.

Questo articolo esplora il ruolo dei sistemi di gestione informatica nella PA, evidenziando i vantaggi dell’adozione di un software di gestione documentale a norma per ottimizzare i flussi documentali e supportare la corretta transizione al documento digitale.

Cos’è un Sistema di Gestione Documentale a Norma?

Un sistema di gestione documentale digitale a norma è una soluzione avanzata che consente di creare, archiviare, gestire e conservare documenti, garantendo conformità continua alle normative italiane ed europee in materia di protocollo informatico, conservazione digitale e gestione dei documenti aziendali.

Questo tipo di sistema non si limita a rispettare le regole esistenti, ma si evolve costantemente per aderire agli aggiornamenti normativi, mantenendo un’organizzazione sempre in linea con le disposizioni vigenti.

Caratteristiche distintive di un sistema a norma:

• Adeguamento continuo: il sistema viene aggiornato costantemente per seguire i cambiamenti normativi, evitando il rischio di non conformità.
• Gestione sicura e tracciabile: assicura che ogni documento sia monitorabile in ogni fase del suo ciclo di vita.
• Dematerializzazione efficace: elimina la gestione dei documenti cartacei favorendo la transizione al digitale, nel pieno rispetto della normativa.
• Conservazione digitale garantita: conserva i documenti informatici secondo le regole tecniche, assicurandone autenticità, integrità e leggibilità nel tempo.

Perché la Pubblica Amministrazione ha bisogno di un Sistema di Gestione Documentale?

La Pubblica Amministrazione gestisce ogni giorno grandi quantità di dati e documenti, sia in formato digitale che cartaceo. Questi devono essere archiviati e conservati in conformità a normative stringenti, come il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).

L’adozione di un software di gestione documentale risponde a diverse esigenze della PA:

• Semplificazione dei flussi di lavoro: automatizzando i processi, si riduce il tempo necessario per gestire i documenti.
• Riduzione degli errori: i sistemi informatici eliminano le possibilità di errori legati a processi manuali.
• Conformità normativa: un sistema a norma garantisce il rispetto delle disposizioni legislative, tra cui la conservazione dei documenti informatici.
• Risparmio economico: digitalizzare i documenti cartacei riduce i costi di archiviazione e gestione.

Come funziona un Sistema di Gestione Documentale?

Un sistema di gestione documentale si basa su una combinazione di strumenti software, procedure ben definite e formazione del personale. Di seguito, le principali componenti di un sistema efficace:

1. Creazione e archiviazione

I documenti possono essere creati direttamente in formato digitale o acquisiti tramite la scansione di documenti cartacei. Una volta digitalizzati, vengono archiviati in modo organizzato e corredati di metadati che facilitano la classificazione e la ricerca rapida.

2. Gestione personalizzata dei flussi documentali

Il sistema automatizza le operazioni legate alla gestione dei documenti, come la classificazione, il protocollo e la distribuzione tra i diversi uffici o dipartimenti. Ciò consente una gestione più fluida e riduce il rischio di errori manuali, migliorando l’efficienza operativa.

3. Conservazione digitale

Un sistema di gestione documentale integra un manuale di conservazione e strumenti avanzati per garantire che i documenti informatici siano leggibili, integri e reperibili nel tempo. Questo è essenziale per soddisfare i requisiti normativi sulla conservazione digitale e assicurare la compatibilità futura.

4. Accessibilità e sicurezza

Grazie a un sistema di permessi personalizzati, i documenti sono accessibili esclusivamente al personale autorizzato. Questo garantisce la sicurezza delle informazioni e protegge la privacy, anche in caso di accesso remoto o condivisione tra più dipartimenti.

5. Adempimenti normativi

Un sistema a norma assicura il rispetto delle disposizioni legislative, integrando funzionalità per la firma digitale, la conservazione digitale e la tracciabilità dei documenti. Questo elimina il rischio di non conformità e garantisce la sicurezza e la validità legale dei documenti trattati.

6. Integrazione con applicativi esterni

Il sistema si collega facilmente con altri strumenti aziendali o gestionali, come ERP, CRM o software specifici per la Pubblica Amministrazione. Questa integrazione favorisce la condivisione delle informazioni, migliora il monitoraggio dei processi e permette di centralizzare la gestione documentale.

Grazie a queste caratteristiche, un sistema di gestione documentale non si limita a organizzare i documenti, ma diventa uno strumento strategico per ottimizzare i flussi di lavoro, aumentare la produttività e garantire il pieno rispetto delle normative in ogni fase del ciclo documentale.

Quali documenti vengono gestiti tramite il sistema di gestione documentale?

Un sistema di gestione documentale a norma è progettato per organizzare, tracciare e conservare una vasta gamma di documenti, adattandosi alle diverse esigenze operative delle amministrazioni. Tra i principali tipi di documenti che possono essere gestiti troviamo:

• Protocolli: gestiti nel rispetto delle normative sul protocollo informatico, garantendo tracciabilità e sicurezza.
• PEC: archiviazione e organizzazione automatizzata delle comunicazioni certificate, con possibilità di integrarle nei flussi di lavoro.
• Fascicoli: gestione strutturata di raccolte documentali, come pratiche amministrative o legali.
• Repertori: organizzazione e catalogazione di documenti specifici, come contratti o atti notarili.
• Atti: digitalizzazione e conservazione di atti ufficiali, garantendo autenticità e integrità.

Manuale di gestione documentale: un supporto essenziale

Il manuale di gestione documentale è uno strumento indispensabile, divenuto obbligatorio nel 2022, che descrive le procedure adottate per la gestione dei documenti, dall’archiviazione alla conservazione. Questo documento guida le organizzazioni nell’uso corretto del sistema, specificando:

• I tipi di documenti gestiti.
• Le modalità di conservazione.
• I ruoli e le responsabilità degli utenti.
• I tempi di conservazione previsti dalla normativa.

Nella PA, il manuale è obbligatorio per garantire la conformità ai requisiti di legge e migliorare la trasparenza dei processi.

Come scegliere un sistema di gestione documentale per la PA?

Al fine di implementare un sistema di gestione documentale a norma, è importante considerare alcuni criteri fondamentali:

1. Il sistema deve rispettare le leggi italiane ed europee, garantendo la corretta gestione e conservazione dei documenti.
2. La soluzione scelta  deve adattarsi ai diversi tipi di documenti e processi aziendali.
3. Deve potersi integrare con altri strumenti, come il protocollo informatico e i gestionali già in uso.
4. Deve garantire la completa protezione dei dati sensibili e accessi regolamentati.
5. Un buon fornitore offre assistenza continua e corsi di formazione per il personale.

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• Garantisce la gestione e la conservazione dei documenti a norma di legge.
• Semplifica la creazione, archiviazione e conservazione dei documenti.
• È compatibile con i sistemi di protocollo informatico e altri software aziendali.
• Tutela tutti i dati sensibili e gestisce al meglio i permessi di accesso.
• Offre un’interfaccia intuitiva per utenti di ogni livello.

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