La Pubblica Amministrazione è chiamata a intraprendere un percorso di transizione digitale che implica una profonda revisione dei processi interni, con un focus particolare sulla gestione dei flussi documentali. L’obiettivo principale di questa evoluzione è rendere il lavoro dell’Amministrazione più efficiente e trasparente. Per farlo, è necessario seguire delle regole precise stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) che riguardano la creazione, la gestione e la conservazione dei documenti in formato digitale.

Al fine di offrire ai cittadini servizi efficienti ed efficaci, la PA fa affidamento su sistemi avanzati di gestione documentale. Per essere conformi alle normative, queste soluzioni devono:

• Garantire una conservazione affidabile dei documenti
• Fornire una modalità di gestione e condivisione agile e sicura. 

La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione

Il Piano Triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione rappresenta la bussola che guida le amministrazioni verso la digitalizzazione, indicando obiettivi, strategie e azioni da intraprendere. Tra gli obiettivi principali vi è l’adozione di un approccio basato sull’interoperabilità. Questo è fondamentale per la gestione dei flussi documentali tra le diverse amministrazioni e per un efficace scambio di informazioni.

L‘interoperabilità promuove l’interazione tra la Pubblica Amministrazione, i cittadini e le imprese. In questo contesto, la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND) rappresenta uno strumento fondamentale. Viene utilizzata per gestire l’autenticazione, l’autorizzazione, e la raccolta e conservazione delle informazioni relative agli accessi e alle transazioni. 

La PDND fornisce un insieme di regole condivise per semplificare gli accordi di interoperabilità, snellendo i processi istruttori e riducendo gli oneri e le procedure amministrative. 

La piattaforma permette alle amministrazioni di pubblicare e-service, ovvero servizi digitali conformi alle Linee Guida realizzati ed erogati attraverso l’implementazione di apposite interfacce. Questo facilita l’integrazione dei servizi e delle comunicazioni per cittadini e imprese, come dimostra l’esempio dell’App IO. L’applicazione di PagoPA integra funzionalità di sottoscrizione digitale e permette una gestione più agile dei procedimenti e delle attività amministrative.

L’istituzione del ruolo di Responsabile dell’interoperabilità evidenzia quanto sia essenziale questo aspetto per assicurare l’efficienza del sistema pubblico. La nuova figura ha il compito di garantire che i sistemi informativi siano in grado di comunicare e scambiare dati in maniera efficace. Per far sì che questo si verifichi, è necessario seguire le indicazioni dell’European Interoperability Framework.

5 step per raggiungere l’obiettivo di interoperabilità

L’implementazione efficace dell’interoperabilità nella gestione documentale e nel protocollo informatico è cruciale. Questo vale sia per la comunicazione interna con altri sistemi gestionali, sia per l’interazione esterna con l’ecosistema digitale nazionale e i servizi di altre amministrazioni.

1. È fondamentale che la soluzione scelta sia dotata di interfacce di programmazione applicative (API). Queste API devono facilitare l’integrazione e il coordinamento di varie azioni legate alla gestione documentale. Tra queste azioni rientrano l’archiviazione dei documenti e la gestione di flussi di lavoro automatizzati.
2. Le API devono anche permettere una comunicazione efficace delle informazioni e dell’avanzamento dei procedimenti e attività, sia internamente che esternamente.
3. I flussi di interoperabilità devono essere integrati nei processi e attività giornaliere. Questo include il flusso di lavoro funzionale della soluzione di gestione documentale scelta. L’obiettivo è automatizzare, ove possibile, le operazioni di registrazione, archiviazione e distribuzione dei documenti. 
4. Per aumentare l’efficienza operativa, è importante considerare gli approcci legati al Business Process Management (BPM) e alla Robotic Process Automation (RPA). Questi metodi sono essenziali per definire e mantenere processi efficienti.
5. Le soluzioni adottate dovrebbero consentire la progettazione e la mappatura dettagliata dei processi. Dovrebbero anche automatizzare i processi attraverso regole specifiche per la validazione e la gestione. Questo garantisce la fluidità dei flussi di lavoro e ottimizza le operazioni degli utenti.

L’impegno della Pubblica Amministrazione verso l’interoperabilità e l’adozione di sistemi di gestione documentale avanzati richiede una visione a lungo termine e un impegno condiviso tra tutte le figure coinvolte. Solo attraverso la collaborazione e l’adozione di tecnologie innovative è possibile realizzare una Pubblica Amministrazione digitale, efficiente e sempre più orientata al cittadino.La nostra azienda si distingue nel settore per la sua vasta esperienza nello sviluppo di soluzioni software dedicate alla gestione documentale. Forti del nostro ampio know-how, abbiamo dato vita a Docsuite Next, l’evoluzione della rinomata DocSuite PA. Quest’ultimo prodotto, introdotto sul mercato a partire dagli anni ’90, ha guadagnato nel tempo un solido riconoscimento per la sua efficacia.