Il Facility Management rappresenta il cuore pulsante delle aziende. Nel corso degli anni, la figura del Facility Manager è diventata protagonista di una grande evoluzione, adeguandosi in modo dinamico alle sempre crescenti esigenze delle aziende moderne.

Questo ruolo ha maturato un’importanza crescente nel panorama aziendale, poiché oggi il Facility Manager è incaricato di garantire che gli spazi aziendali promuovano il benessere dei dipendenti in azienda e migliorino l’efficienza operativa complessiva. Il suo ruolo si estende ben oltre la manutenzione degli spazi fisici, influenzando direttamente la cultura aziendale e il successo dell’organizzazione.

In questo articolo, esamineremo il caso di VELUX Italia, un’azienda innovativa che ha affrontato con successo la sfida di migliorare la gestione delle risorse aziendali per promuovere il benessere organizzativo.

Chi è VELUX?

VELUX è un gruppo internazionale con una solida reputazione nella produzione di finestre per tetti e innovative soluzioni per l’illuminazione naturale. La sua storia affonda le radici in Danimarca, quando nel 1941 l’ingegnere visionario Villum Kann Rasmussen ideò la prima finestra per tetti e diede vita a questo marchio. In Italia, VELUX ha consolidato la sua presenza sin dal 1977, contribuendo in modo significativo allo sviluppo del settore.

La missione di VELUX è nobile e ambiziosa: “migliorare il benessere del maggior numero possibile di persone, offrendo le migliori soluzioni e innovazioni per portare luce naturale, ventilazione e quindi comfort nelle case di tutto il mondo”. La luce naturale e l’aria fresca sono elementi chiave per la qualità della vita e la salute delle persone. VELUX si dedica con passione a sviluppare soluzioni all’avanguardia volte a garantire in maniera ineguagliabile questi straordinari benefici.

Per essere il più vicino possibile alle esigenze dei propri clienti, VELUX è presente in 40 Paesi, con stabilimenti di produzione e società commerciali.

Noi di Dgroove abbiamo avuto il piacere di collaborare con la sede italiana di VELUX. Abbiamo personalizzato le funzionalità di Place4You per adattarle alle specifiche esigenze dell’azienda. Questa collaborazione ha portato a notevoli miglioramenti nella gestione interna degli spazi di lavoro, in particolare delle scrivanie.

Come è nato il progetto?

La scelta di adottare Place4You come soluzione di gestione degli spazi aziendali è nata da due esigenze iniziali. Da un lato, l’obiettivo era unire tutti i dipendenti in un’unica struttura. Poiché l’edificio era stato costruito in tempi diversi, non favoriva un’interazione agevole tra i dipendenti. Questa divisione degli spazi aveva un impatto notevole sullo spirito di squadra e sulla comunicazione tra i membri del personale. 

Dall’altro lato, c’era una crescente necessità di rendere gli ambienti aziendali più moderni, piacevoli e adatti a un’organizzazione del lavoro dinamica. VELUX Italia ha sempre riconosciuto l’importanza del livello di benessere aziendale dei dipendenti. Per questo motivo, in seguito all’esperienza dettata dalla pandemia, ha deciso di adottare una modalità di lavoro ibrida, consentendo ai propri dipendenti di lavorare sia in sede che da remoto.

Durante la ricerca di una soluzione per agevolare il Facility Management nella gestione flessibile e dinamica degli spazi, VELUX Italia ha scelto Place4You.

Come viene utilizzata Place4You in VELUX Italia?

P4Y rappresenta il frutto dell’impegno e dello studio del nostro team di esperti sviluppatori. Grazie alla sua eccezionale usabilità e flessibilità, l’applicazione si è dimostrata essere la scelta ideale per VELUX. Oggi, i dipendenti della filiale italiana la utilizzano regolarmente. Anche il CEO dell’azienda ha scelto di abbracciare appieno questo nuovo paradigma di lavoro: si sposta giornalmente tra le diverse postazioni, collaborando con gli altri dipendenti e svolgendo il proprio ruolo in stretta connessione con tutte le funzioni aziendali.

Grazie alle scrivanie prenotabili, ogni lavoratore ha la libertà di scegliere ogni giorno la postazione di lavoro che preferisce. Questa iniziativa è promossa dai vertici aziendali per favorire la mobilità interna e stimolare l’interazione tra colleghi di diversi reparti. Questo scambio costante di idee e conoscenze è diventato una pratica comune, persino attraverso il semplice ascolto delle chiamate.

La nuova modalità di utilizzo delle scrivanie ha comportato significative modifiche nella loro struttura. Ora, poiché le scrivanie sono accessibili a tutti, non sono più dotate di cassettiere individuali. Al loro posto, sono state introdotte delle box personali, destinate ai collaboratori per conservare materiali più ingombranti. Questa evoluzione ha portato a una serie di cambiamenti positivi nell’ambiente lavorativo.

In particolare, l’eliminazione delle cassettiere personali ha contribuito a ridurre l’accumulo di carta stampata, evitando la presenza di fogli superflui e promuovendo una maggiore consapevolezza nell’uso delle risorse. La transizione verso un ambiente più digitale è stata favorita, con un aumento significativo dell’utilizzo di documenti e risorse digitali.

Questa nuova organizzazione non solo ha migliorato l’efficienza nell’accesso ai materiali condivisi, ma ha anche incentivato una maggiore adozione di pratiche sostenibili, riducendo il consumo di carta e promuovendo un approccio più eco-friendly all’interno dell’ufficio.

Il lavoro ibrido ha reso possibile un flusso costante ma meno affollato di dipendenti all’interno dell azienda. Un’attenta analisi delle presenze, sfruttando il sistema di check-in e check-out delle postazioni, ha consentito una migliore pianificazione delle risorse, riducendo il numero di scrivanie necessarie rispetto alla configurazione iniziale.

Siamo orgogliosi di aver contribuito allo sviluppo di un sistema di gestione degli spazi efficiente e ottimale per VELUX Italia. Il nostro impegno è stato premiato e il feedback parla chiaro: “La facilità di utilizzo dell’applicazione è stata vincente“, afferma l’ICT Manager di VELUX, confermata anche dai sondaggi interni condotti dalla Facility Coordinator che ha promosso per prima la nostra soluzione ai vertici della società.

Conclusioni

La storia di successo di VELUX Italia nel miglioramento del Facility Management attraverso l’implementazione di Place4You dimostra chiaramente come l’evoluzione digitale possa influenzare positivamente il work-life balance dei dipendenti e l’efficienza aziendale. Questa testimonianza dimostra che investire in soluzioni innovative per la gestione degli spazi aziendali può portare a risultati significativi.

Siamo certi che il nostro team di esperti sviluppatori potrà sostenervi nel processo di modernizzazione del vostro ambiente di lavoro.