DocSuite: la Gestione Documentale conforme alla normativa

Docsuite è la soluzione per la PA che abbiamo progettato per gestire, in modo totalmente digitale, la produzione e gestione di documenti e procedimenti amministrativi, dalla creazione o inserimento fino all’archiviazione dei documenti, in conformità alle normative. Completamente web based e modulare, include le funzionalità e le potenzialità di un sistema di gestione documentale e di un motore di workflow consentendo di interfacciarsi con altri sistemi informatici in uso alla PA. Aiuta ad assolvere gli obblighi di trasparenza e anticorruzione e facilita e lo scambio collaborativo di informazioni e documentazione. Docsuite fa parte del catalogo AGID ed è acquisibile senza costi licenza col metodo del riuso software.

DocSuite soddisfa i requisiti di registrazione a normativa del Protocollo Informatico. La registrazione dei documenti ricevuti include PEC, PosteWeb ed email, ed è agevolata la gestione dell’archivio ibrido digitale e cartaceo.

La gestione del flusso di adozione degli atti è completamente digitalizzata. Include nativamente gli strumenti per guidare in modo sicuro l’utente all’assolvimento di tutti gli obblighi pubblicistici, di trasparenza e anticorruzione previsti dalla normativa vigente. La gestione dei rapporti con gli organi di vigilanza è integrata nel flusso degli atti.

Tavoli Collaborativi e Firma Digitale La condivisione e predisposizione dei documenti avviene in scrivanie digitali condivise tra gli utenti. La consultazione, il recupero ed il confronto delle diverse versioni di un documento avviene semplicemente dalle scrivanie condivise. Il lavoro di collaborazione delle segreterie nella raccolta delle firme digitali è integrato nella scrivania degli utenti coinvolti.

DocSuite si adatta facilmente e con flessibilità ad ogni organizzazione del lavoro. Al suo interno la soluzione contiene tutti gli strumenti necessari per impostare dei flussi operativi digitali, che consentono la lavorazione dei documenti in rispetto dei ruoli e delle funzioni previsti dall’organigramma e dal funzionigramma. È semplice effettuare l’integrazione con altre soluzioni informatiche già in uso, compresi i flussi di dialogo con il cittadino da integrare nel portale aziendale.

BiblioDS: la Conservazione Documentale a norma

INTRO
Funzionalità di BiblosDS
ARCHIVIAZIONE

BiblosDS è il motore di archiviazione e conservazione sviluppato per assicurare la sicurezza e l’inalterabilità dei documenti della tua organizzazione. Un prodotto che si è evoluto parallelamente alla normativa e alle nuove tecnologie, coniugando affidabilità e facilità di utilizzo. BiblosDS abilita i processi di conservazione digitale, archiviazione e archiviazione anticipata aggiornato alle disposizioni in materia dell’ultimo DPCM del 13 Novembre 2014, automatizza la creazione dei lotti di versamento, del pacchetto di conservazione con firma digitale e marca temporale e guida il Responsabile della Conservazione nella sua importante funzione.

BiblosDS crea e gestisce in automatico la creazione dei lotti di versamento in formato SiNCRO. BiblosDS guida il responsabile della conservazione nelle attività di:

• Verifica congruenza dei documenti versati prima della conservazione
• Processo di creazione del pacchetto di conservazione con firma digitale e marca temporale
• Verifica periodica di uno o più supporti di conservazione e reportistica per il manuale della conservazione
• Consultazione delle conservazioni effettuate e creazione del pacchetto di distribuzione.

BiblosDS può fare la conservazione digitale a norma sia se installato nell’infrastruttura IT proprietaria della tua PA, sia impiegato in ambiente Cloud ibrido acquistabile sul MEPA.

Fascicoli e Procedimenti Ogni documento digitale (atti, protocolli e archivi) viene raccolto in fascicoli, che vanno a comporre i dossier dedicati ad un singolo procedimento amministrativo. La conservazione digitale e gli eventuali flussi di versamento sono gestiti in modo flessibile permettendo la corretta gestione dell’archivio di deposito digitale e dello scarto.

Consulenza normativa e servizi in Outsourcing

INTRO
SERVIZI

Forniamo consulenza alla Pubblica Amministrazione nell’ambito della digitalizzazione dei propri procedimenti amministrativi, offrendo aiuto nel capire ed applicare la normativa, nel disegnare i flussi collaborativi e nel configurare un corretto approccio alla gestione documentale e conservazione a norma. Possiamo assumere il ruolo di Responsabile della Conservazione Digitale in outsourcing e supportiamo la PA nel redigere il Manuale della Conservazione e della Gestione Documentale.

Outsourcing del Responsabile della Conservazione

• Redazione del Manuale della Conservazione Digitale e Manuale della Gestione Documentale
• Formazione sulla Normativa e la sua applicazione
• Formazione e Consulenza sull’Archivistica e il Design di Archivi, Fascicoli e Titolario
• Consulenza per l’integrazione di sistemi complessi, flussi approvativi e loro gestione

Progetti d’innovazione

INTRO
RIUSO
Cantieri Documenti Digitali ForumPA
RECAP
PREMIO FIASO

Forte della propria esperienza, dgroove promuove e partecipa attivamente col proprio contributo di idee e tecnologie, ai progetti di innovazione della Pubblica Amministrazione. I temi che sviluppiamo sono quelli della digitalizzazione coniugata con l’erogazione di servizi di qualità al pubblico e alle aziende, contribuendo a creare relazioni di collaborazioni solide tra il pubblico e il privato.

Il riuso da alla tua pubblica amministrazione la possibilità di acquisire gratuitamente dei software già sviluppati per un altro ente. dgroove mette a disposizione in modalità riuso DocSuite PA, il suo software di gestione documentale. Aderendo a questa metodologia innovativa promossa dal governo e da AGID, il tuo ente può adeguarsi all’obiettivo di risparmio previsto dal Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. Inoltre, grazie alla completa digitalizzazione, puoi migliorare l'efficienza dei servizi forniti ai cittadini.

È il tavolo di lavoro promosso da FPA a cui dgroove partecipa come Partner, e dedicato ai temi della dematerializzazione, della gestione e dell’archiviazione dei documenti, della digitalizzazione dei procedimenti amministrativi nelle pubbliche amministrazioni italiane. Ci confrontiamo portando le nostre esperienze di gestione documentale digitale realizzate con diverse pubbliche amministrazioni.

È il progetto di DigiLab Sapienza e finanziato dalla Regione Lazio. Ha come scopo quello di creare una rete, sostenibile nel tempo, tra soggetti pubblici e privati, pensata come opportunità di condivisione, sperimentazione e perfezionamento delle conoscenze, competenze e infrastrutture scientifiche e tecnologiche, acquisite e realizzate, in ambito nazionale e internazionale, in materia di conservazione, accesso e gestione documentale. In questo progetto dgroove partecipa al gruppo sulla interoperabilità tra conservatori accreditati, condividendo le esperienze sulla conservazione di unità documentarie ricche come gli atti della pubblica amministrazione e i fascicoli dei procedimenti amministrativi.

Nel 2016 è stato conferito il Premio FIASO alla soluzione “Amministrazione Trasparente” sviluppata da dgroove per l’AUSL di Reggio Emilia, al fine di prevenire episodi corruttivi. Il sistema pubblica automaticamente sul web gli atti e le delibere adottati da questo ente, permettendo di ricostruire gli eventi collegati alla gestione di un dato, alla visualizzazione di un documento e all’applicazione di una autorizzazione aggiuntiva sul documento stesso.