Il vero successo di un’azienda risiede nella sua capacità di gestire gli ambienti di lavoro in modo da garantire la massima soddisfazione e sicurezza di tutte le risorse che li utilizzano.

Attribuendo la giusta importanza a questo elemento, l’azienda sarà in grado di raggiungere i propri obiettivi attraverso una corretta esecuzione dei processi.

L’attività di gestione degli spazi di lavoro prende il nome di Workplace Management e rappresenta uno dei principali argomenti che vengono affrontati al giorno d’oggi in ambito lavorativo.

La gestione degli ambienti lavorativi non si limita ai compiti che riguardano la scelta della dislocazione fisica degli uffici e degli elementi di arredamento per completare il loro design. In realtà, il Workplace Management è molto di più e fonda le sue radici in un più vasto ambito: il benessere aziendale.

A prescindere dall’ambito e dal settore in cui operano, tutte le attività di business hanno un obiettivo comune: migliorare i propri risultati. Per perseguire questo scopo, sviluppare e adottare una Strategia di Workplace Management adeguata è senza alcun dubbio la soluzione migliore.

All’interno di questo articolo faremo luce sulle peculiarità che delineano l’attuale mondo del lavoro identificando in seguito la soluzione migliore per affrontarlo.

Smart Working: l’impatto del lavoro da remoto

L’insorgere dello Smart Working come principale forma di lavoro a partire dai primi mesi del 2020 ha dato inizio a un cambiamento radicale nella gestione del lavoro e degli spazi dedicati a esso.

Da un giorno all’altro gli uffici si sono completamente svuotati. Questo fattore ha imposto alle aziende di intervenire rapidamente mettendo in atto soluzioni su misura che permettessero ai dipendenti di continuare a svolgere le proprie attività.

Il lavoro da remoto si è dimostrato una formula vincente ed è stato apprezzato dalla grande maggioranza sia di aziende e che di lavoratori. Nonostante il periodo di grande emergenza, infatti, molte realtà sono riuscite a raggiungere grandi risultati grazie alle prestazioni, a volte anche più performanti rispetto al passato, dei propri dipendenti.

La fama che lo Smart Working ha raggiunto è attribuibile alla sua filosofia di base: garantire flessibilità ai lavoratori sul luogo e gli orari di lavoro. 

Hybrid Working: l’evoluzione dello Smart Working

Con la fine del periodo di emergenza sanitaria nazionale abbiamo assistito a un progressivo ritorno alla vita normale sotto tutti i  punti di vista, incluso soprattutto quello lavorativo. 

Constatata la volontà di tutte le parti coinvolte di non abbandonare completamente il lavoro agile, numerose aziende hanno deciso di mettere in atto una soluzione estremamente innovativa e poco diffusa fino al 2021: il Lavoro Ibrido, o Hybrid Working. Questa nuova modalità di lavoro permette ai lavoratori di svolgere la propria attività in parte da remoto (in spazi di coworking, da casa o altri luoghi) e in parte presso l’ufficio aziendale. 

L’adozione dell’Hybrid Working necessita la redazione di un piano ad hoc da parte del reparto aziendale che si occupa del Workplace Management. La programmazione della presenza dei dipendenti in ufficio è un passaggio fondamentale che non può essere affatto sottovalutato. 

Per facilitare la gestione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni all’interno della rete aziendale, un numero sempre più crescente di realtà sta adottando software di desk booking per facilitare la prenotazione e garantire l’accesso agli spazi di lavoro per singoli dipendenti o interi team di lavoro.  

Hybrid Life non solo per i lavoratori

Lo stile di vita ibrido è stato adottato su scala mondiale anche da realtà di tipo non aziendale. Tra queste risulta impossibile non menzionare il settore dell’istruzione, un ambito che è stato fortemente colpito durante la pandemia ma che si è dimostrato capace di reagire in maniera adeguata. 

A livello di istruzione superiore (Università e Alta Formazione), gli studenti continuano a mostrarsi molto interessati a una versione ibrida del proprio percorso di studio. L’aspetto dei trasporti e della vita da fuori sede grava molto su alcuni di loro che preferirebbero invece avere maggiore possibilità di scelta. 

Nonostante molte Università abbiano deciso di tornare all’erogazione delle lezioni in presenza a partire dall’inizio del nuovo anno accademico, le abitudini degli studenti rimangono smart. Per massimizzare la produttività durante le sessioni di studio e, quando possibile, seguire le lezioni da remoto, sono moltissimi gli studenti che scelgono di recarsi in aule studio o biblioteche per raggiungere il massimo livello di concentrazione e produttività.

Conclusioni

Per fronteggiare al meglio la situazione attuale di un mondo che si muove sempre di più verso un orizzonte ibrido, ciascun business deve identificare una soluzione che fornisca ai propri utenti una modalità di accesso smart agli edifici.

Abbiamo redatto un elenco di caratteristiche che lo strumento di Workplace Management deve necessariamente garantire per migliorare l’organizzazione degli ambienti:

• Interfaccia Friendly per offrire esperienze utente caratterizzate dalla massima facilità di utilizzo;
• Verifica delle Presenze per controllare l’effettivo utilizzo degli spazi prenotati e ottenere una visione panoramica accurata;
• Gestione dei Flussi che garantisca la selezione di ruoli utente con una diversa capacità di gestione;
• Garanzia di Sicurezza legata all’utilizzo di un ambiente Cloud che fornisca la massima protezione degli asset aziendali.

Per rispondere a tutte queste necessità Dgroove ha sviluppato Place4You (P4Y), una Web App pronta all’uso che non necessita di infrastrutture dedicate. P4Y permette a tutti gli utenti di essere completamente autonomi nella prenotazione del proprio spazio di lavoro o di studio da remoto. Il servizio è fruibile come SaaS su Cloud Microsoft ed è adatto alla prenotazione da remoto di spazi aziendali, spazi di coworking, biblioteche, aule studio, incubatori e campus universitari.