L’analisi dei dati è un processo a cui nessuna azienda può ormai rinunciare: la loro raccolta e studio sono sempre più di vitale importanza per chi vuole conoscere il progresso del proprio business, quali sono le attività da potenziare, quali sono invece da esternalizzare oppure evitare e come poter ottimizzare i processi in azienda.

Una corretta analisi è però difficile da effettuare se non si hanno a disposizione gli strumenti giusti, ma ecco che in questo caso ci viene in aiuto Excel, una soluzione gratuita – e familiare a tutti – con cui raccogliere i dati in comode tabelle, utilizzare moltitudine di formule – da quelle matematiche e finanziarie, a quelle di ricerca – pensate apposta per tutte le necessità, e creare dei report efficaci.

Sembra la risposta ad ogni domanda, vero? Non proprio, anche Excel ha i suoi limiti, tanto che potrebbe valer la pena ricorrere a delle soluzioni diverse per un’attività così delicata come appunto lo è l’analisi dei dati: parliamo di soluzioni in saas e, meglio ancora, soluzioni personalizzate, create custom per ogni azienda.

I limiti del foglio Excel

Excel ha moltissimi vantaggi e potenzialità, ma non è il miglior strumento di reportistica per la tua azienda. Ecco perché:

• gli errori sono inevitabili: vero che mette a disposizione delle formule estremamente efficaci per calcolare e ricavare i giusti dati, ma rimane comunque lo sbaglio umano da non sottovalutare.
  Fortunatamente, Excel mette a disposizione un’area di supporto per un utilizzo corretto del foglio di lavoro.
  Concludendo, gli errori possono essere pagati cari e ricercare soluzione ai propri problemi tra le tantissime pagine delle guide Microsoft può essere un processo lungo;
• i dati non si aggiornano: una volta inseriti in Excel, i dati rimangono statici a meno che non vengano aggiornati manualmente, cosa piuttosto scomoda soprattutto nel caso in cui arrivino informazioni ad intervalli ristretti;
• è semplice per chi lo sa utilizzare bene: i report più basic sono molto semplici da produrre, ma come la mettiamo con la comunicazione tra diversi fogli, la ricerca verticale/orizzontale e i filtraggi avanzati? Uno strumento così facile da usare diventa improvvisamente molto potente di sicuro, ma anche piuttosto complicato da gestire a meno che non si abbia il tempo di studiare e fare pratica;
• la condivisione è complicata: condividere un report è un processo manuale che richiede il permesso di collaborare sul foglio e un accesso limitato. Per chi possiede Office 365 il problema, invece, non si pone;
• le modifiche non sono tracciate: i dati sono facilmente modificabili, ma da chi? Per non parlare del fatto che, a meno che tu non abbia Office 365, la condivisione del foglio non permette di lavorarci in contemporanea, con la conseguenza che i dati non sono aggiornati.

Soluzioni alternative: saas e la sua evoluzione personalizzata

Saas sta per “Software as a Service”: il software per l’analisi dei dati e la creazione di report non deve essere installato in ogni computer per poter essere utilizzato, ma vi si accede attraverso il cloud, modalità che permette alle aziende una migliore efficienza ma anche un considerevole risparmio di denaro perché:

• la configurazione è semplice e non richiede di spendere soldi nell’infrastruttura digitale da mette poi a bilancio;
• si collega alla connessione internet ad alta velocità, consentendo anche l’accesso da più di un luogo diverso e non solo il computer dell’ufficio;
• può essere usato anche da mobile;
• l’interfaccia di utilizzo è molto simile ad un browser e quindi è molto familiare per chi si trova ad utilizzarla;
• facilita la condivisione tra collaboratori ma anche tra clienti, l’integrazione con altri servizi e applicazioni aggiuntive, la scalabilità del servizio in base alla crescita aziendale.

L’accesso al foglio di lavoro avviene tramite l’inserimento delle proprie credenziali e ogni collaboratore ha a disposizione le viste a lui/lei riservate: questo significa non solo sapere sempre chi modifica o inserisce nuovi dati all’interno del foglio, ma anche poter decidere che può visualizzare determinate informazioni.

Ma non solo, le integrazioni con le diverse applicazioni permettono di allegare qualsiasi tipo di documento, media e nota sia richiesta, ed è possibile attivare degli alert per fissare delle date di scadenza oppure per informare quando viene superata una soglia massima di budget, spesa e qualsiasi altro limite richiesto.

Tra le soluzioni più interessanti sul mercato ricordiamo hostanalytics, QlikView, Zoho, Workzone e ultima, ma probabilmente la più famosa e versatile di tutte, Power BI, la tecnologia sviluppata da Microsoft e a disposizione all’interno del pacchetto Office 365.

Per chi volesse un’alternativa ancora più efficiente e cucita su misura sulle proprie esigenze, dovrebbe seriamente prendere in considerazione l’utilizzo di una piattaforma – sempre in cloud e quindi facilmente gestibile – completamente personalizzata e creata apposta per la propria realtà aziendale.
In questo caso il vantaggio è evidente: la piattaforma viene pensata proprio per risolvere i limiti incontrati in precedenza e per migliorare e potenziare le attività core del proprio business.